Am eliminat pereții ca să apropiem oamenii. Ce am pierdut între timp?

S-au eliminat pereții dintre birouri pentru a comunica mai bine, pentru a colabora mai ușor și pentru a crea organizații mai deschise. Dar oare apropierea fizică ne-a făcut și mai apropiați unii de ceilalți?

Într-un birou modern, cu lumină naturală, mobilier elegant și spații generoase, cineva încearcă să finalizeze un raport. În apropiere doi colegi discută, altcineva vorbește la telefon, iar din când în când apare câte o întrebare care nu poate aștepta.

Nimic neobișnuit. Fiecare își face treaba.

La sfârșitul zilei, raportul este gata. Dar unul pleacă obosit, cu senzația că a depus mult mai mult efort decât ar fi cerut raportul în sine. La câteva birouri distanță, un alt coleg a avut o zi foarte bună. A schimbat idei s-a bucurat de interacțiunea cu echipa.

Același spațiu. Experiențe psihologice diferite.

Ce face diferența?

O idee bună, o evoluție neașteptată

Birourile deschise au o istorie mai lungă decât ne-am imagina.

La începutul secolului XX, încăperile mari, cu numeroase posturi de lucru, răspundeau în principal nevoii de organizare și supraveghere eficientă.

O schimbare importantă a venit în Germania anilor 1950, odată cu conceptul Bürolandschaft, „peisaj de birou”. Frații Schnelle și echipa lor au propus o organizare mai flexibilă, cu mobilier grupat în funcție de activități, plante și separatoare, care să faciliteze comunicarea fără să elimine complet intimitatea.

Intenția era inclusiv aceea de a umaniza mediul de lucru.

Ulterior, sistemele modulare dezvoltate în Statele Unite au permis companiilor să reorganizeze mai ușor birourile. Numai că, treptat, avantajele economice au devenit tot mai importante: utilizarea eficientă a suprafeței, flexibilitatea și posibilitatea de a găzdui mai multe posturi de lucru.

Nu este nimic greșit în preocuparea unei organizații pentru eficiență. Problema apare atunci când eficiența spațiului este evaluată mai atent decât efectele lui asupra oamenilor.

Iar unul dintre cele mai interesante rezultate ale cercetărilor contrazice tocmai promisiunea care a făcut open-space-ul atât de atractiv.

În 2018, cercetătorii Ethan Bernstein și Stephen Turban au analizat două organizații care au trecut la birouri mai deschise. În ambele situații, interacțiunile față în față au scăzut cu aproximativ 70%, în timp ce comunicarea electronică a crescut.

Nu putem generaliza rezultatul la toate organizațiile. Dar el ridică o întrebare importantă: de ce, atunci când eliminăm barierele fizice, unii oameni simt nevoia să creeze alte forme de distanță?

Poate pentru că avem nevoie nu doar de apropiere, ci și de posibilitatea de a alege când și cum interacționăm.

Când mediul devine încă o responsabilitate

Ne-am obișnuit să asociem stresul profesional cu termenele-limită, volumul de muncă, șefii dificili sau responsabilitățile prea mari.

Rar ne gândim la energia consumată pentru a ne adapta permanent mediului în care lucrăm.

Într-un open-space, conversațiile, telefoanele și mișcarea oamenilor pot solicita atenția chiar și atunci când încercăm să ne concentrăm asupra unei singure activități.

Creierul nu poate ignora întotdeauna eficient informațiile din jur, zgomotul de fond. Atenția poate fi atrasă involuntar, iar revenirea la sarcina inițială presupune un nou efort de concentrare.

O întrerupere izolată nu reprezintă o problemă. Dar zeci de întreruperi, repetate zilnic, pot transforma o activitate obișnuită într-una mult mai solicitantă.

O analiză sistematică publicată în 2021 de Olivia James și colaboratorii săi, care a inclus 31 de studii comparative, a identificat asocieri între birourile deschise și rezultate mai puțin favorabile privind satisfacția, stresul, intimitatea și distragerile, în comparație cu birourile individuale.

Totuși, mediul fizic nu este singurul factor care contează.

Un aspect esențial este sentimentul de control.

Există o diferență între a lucra într-un spațiu animat, știind că te poți retrage atunci când ai nevoie, și a lucra permanent în aceleași condiții, fără posibilitatea de a le modifica.

Când alegem să participăm la o conversație, interacțiunea poate fi stimulativă. Când conversația altora ne întrerupe constant o activitate importantă, experiența poate deveni obositoare.

Este diferența dintre disponibilitatea aleasă și disponibilitatea impusă de împrejurări.

Iar aici ajungem la o nevoie psihologică importantă, anume la posibilitatea de a avea limite, inclusiv în spațiul în care lucrăm.

De ce nu îi afectează pe toți la fel?

Poate cea mai interesantă întrebare nu este dacă open-space-ul este bun sau rău, ci pentru cine, în ce condiții și pentru ce tip de activitate funcționează.

Un studiu publicat în 2023 în Journal of Research in Personality, realizat pe 231 de angajați, a arătat că relația dintre tipul biroului, concentrare și starea de bine diferă în funcție de caracteristicile de personalitate.

Persoanele cu un nivel ridicat de extraversie au prezentat, în anumite evaluări, rezultate mai favorabile în spațiile deschise. În schimb, pentru cele cu un nivel ridicat de nevrotism, asociat cu o sensibilitate mai mare la stres și emoții negative, același mediu era mai puțin favorabil concentrării.

Asta nu înseamnă că introvertiții nu pot lucra în open-space sau că persoanele extrovertite sunt protejate de stres. Personalitatea reprezintă doar o parte a explicației. Contează sensibilitatea la zgomot, gradul de iluminare naturală, natura sarcinilor, nevoia de concentrare, gradul de autonomie și experiențele anterioare. Aș adăuga o dimensiune importantă, adesea ignorată: resursele psihologice cu care venim la muncă.

Omul care doarme bine, traversează o perioadă echilibrată și are un volum de muncă gestionabil poate tolera relativ ușor agitația din jur. Același om, după câteva săptămâni de somn insuficient, termene presante, responsabilități familiale și solicitări continue, poate resimți mediul cu totul diferit. Nu pentru că i-au scăzut competențele, ci pentru că resursele sale de adaptare sunt deja solicitate.

Capacitatea de a tolera un mediu nu este o caracteristică fixă. Ea se poate modifica odată cu nivelul de solicitare pe care îl traversăm.

Și atunci, ceea ce ieri părea un inconvenient minor poate deveni astăzi încă o sursă de tensiune.

Aici este limita care merită observată.

Nu orice disconfort produce stres cronic și nici open-space-ul nu provoacă automat burnout. Dar, atunci când solicitările mediului se repetă, controlul este redus, iar recuperarea insuficientă, ele se pot adăuga celorlalți factori de stres profesional.

Uneori, omul continuă să performeze, însă pentru aceleași rezultate consumă din ce în ce mai multă energie.

Iar acest cost nu se vede imediat în indicatorii de performanță. Dar timpul îl va scoate în evidență cu efecte atât la nivel individual cât și organizațional.

Un birou eficient pentru cine?

Din perspectiva managementului, un spațiu deschis poate însemna flexibilitate, acces rapid la colegi și costuri mai bine controlate.

Din perspectiva angajatului, poate însemna colaborare și apartenență, dar și zgomot, întreruperi sau dificultatea de a-și proteja concentrarea.

Ambele perspective sunt reale și merită luate în calcul.

Din experiența mea în resurse umane, știu cât de importantă este eficiența pentru o organizație. Dar psihologia aduce în discuție o dimensiune pe care calculele economice nu o surprind întotdeauna: efortul psihologic necesar oamenilor pentru a susține acea eficiență.

Poate că soluția nu este să reconstruim pereții, ci să regândim libertatea de alegere. Să existe echilibru între spațiile pentru colaborare și cele pentru concentrare. Să putem discuta spontan, fără să presupunem că toți colegii sunt permanent disponibili. Să adaptăm mediul la natura muncii, nu doar numărul de posturi de lucru la suprafața disponibilă.

Și, mai ales, să înțelegem că nu toți oamenii au aceleași nevoi și aceleași resurse în fiecare etapă a vieții.

Poate că întrebarea pe care ar trebui să ne-o punem atunci când proiectăm un birou nu este doar câți oameni pot lucra acolo, ci și în ce condiții pot lucra bine, pe termen lung.

Suntem ființe unice.

Tocmai de aceea, un spațiu de lucru ar trebui evaluat echilibrat nu doar prin numărul de oameni pe care îi poate găzdui, ci și prin resursele psihologice pe care le permite acestora să le păstreze.

Dacă aceste perspective îți trezesc curiozitatea, te invit să te abonezi gratuit la Refresh | Avantajul echilibrului, pentru a primi și articolele următoare.

Mi-ar plăcea să aflu din experiența ta:

cât de mult îți influențează spațiul de lucru felul în care te simți la sfârșitul zilei?